Behöver du förstärkning i din verksamhet? För att göra en lyckad rekrytering så krävs det ofta mer förarbete än vad man tror från början. För att få in rätt ansökningar för tjänsten som söks så krävs det att du har rätt kravprofil från början och att du utifrån den utarbetar en bra annons som du har i åtanke under såväl intervju som urval.

Kravprofil för rekrytering

Kravprofilen ska vara relevant för det som tjänsten innebär. Ibland kan man bli frestad att slänga in krav för att det ”kanske kan komma att behövas sen” – skippa dessa om du inte har skäl att tro att det kommer bli aktuellt för personen framöver. Ta reda på ditt företags behov. VARFÖR behöver du rekrytera? Är du underbemannad? Saknar du kompetens? Ska personen ersätta någon och i så fall, ska tjänsten se likadan ut som tidigare – det kanske är dags för en omorganisering? Hur ser arbetsgruppen ut, vill du förändra den?

Annonsering

Var inte rädd för att snäva in annonsen, en alltför allmän annons ger för många ansökningar vilket inte alltid är bra. Kvantitet behöver inte innebära kvalitet! En väl utarbetad kravprofil och en annons i samma stil ska hjälpa dig att få in relevanta ansökningar dvs. ansökningar från personer som kan bli aktuella för tjänsten som annonseras. Berätta kort om tjänsten och företaget i din annons. Vad krävs av den som söker, vart är tjänsten, berätta kort om vad ditt företag kan erbjuda den sökande om den blir anställd, berätta också hur man söker den aktuella tjänsten. Fundera också över vart du ska annonsera.

Intervju/Urval

Ha en intervjumall med dig när du träffar de sökande. Detta är viktigt av flera anledningar: 1. Du ger samtliga sökande samma chans. 2. Om du skulle hitta flera likvärdiga kandidater med samma kompetens så är det bra att kunna jämföra deras svar.

Se upp för att ställa frågor som ger socialt önskvärda svar. Det kan kännas som en bra idé att ställa upp scenarion och fråga hur den sökande skulle reagera i en specifik situation – om personen inte har varit i denna situation tidigare så är det dock stor risk att svaret du får är en beskrivning av den sökandes ambition att agera eller vad den sökande tror att du vill höra. Be istället den sökande beskriva en liknande, konkret situation som den själv har varit med i och hur den agerade då. Detsamma gäller om du ringer upp en sökandes referenser – be dem gärna beskriva faktiska situationer från den tidigare arbetsplatsen och hur den sökande hanterade det.

Följ kravprofilen – om de ansökande inte uppfyller kraven, gå inte in i fällan att börja jämföra de sökande mot varandra och ta den som är bäst av de sökande. Om ingen av de ansökande uppfyller kraven som du har konstaterat krävs så är det bättre att inte välja någon.

Lycka till med din rekrytering!
Frida Ohlsson, Personalvetare Hogia Small Office

Du har väl inte missat Hogia Kickstart Challenge? Vår tävling där du genom att berätta om din företagsdröm har chans att vinna ett eget aktiebolag. En som tävlar är Ylva Lindgren redan driver sitt företag Performance Sport i liten skala, på hobbynivå.

– Jag vill utveckla min nystartade webbsida, performancesport.se, till att bli det självklara valet för den medvetne triathlonutövaren på jakt efter prylarna som ökar träningsglädjen och prestationen. Till vardags jobbar jag som konsult, coach och med rekrytering men min dröm är att på sikt kunna leva på mitt företag, berättar Ylva.

Insikt om användbara produkter

Webbsidan driver hon tillsammans med sin sambo som tävlar i triathlon – en kombination av simning, cykling och löpning. Själv tränar hon för att det är roligt.

– Jag har alltid cyklat mountainbike och gillade även att simma. Det är kombinationen av de tre grenarna som är det roliga och en utmaning! När jag började med triathlon upptäckte jag att det finns mycket produkter som kan hjälpa dig höja din prestation. Prylar som inte finns i Sverige än. Och här väcktes idén om att ha en sida på nätet och erbjuda grejer som är speciellt utvalda.

– Exempelvis klingor som gör att cyklister ökar sin kraft med tio procent eller ett helt nytt system som mäter effekt under trampning. Och så har vi en revolutionerande våtdräkt som ger extra flytkraft och gör att du simmar snabbare. Det är verkligen ett speciell känsla att simma i den!

Drömmen om ett aktiebolag

Intresset för triathlon ökar i Sverige, menar Ylva. Nu går det även att tävla och kvalificera sig till världens mest kända tävling Ironman World Championship som hålls på Hawaii varje år. Detta tack vare att triathlonloppet i Kalmar nu är officiell Ironman-distans. Ylva vill genom sitt företag erbjuda alla som är intresserade av sporten fantastiska produkter som inte finns överallt samt erbjuda bra service

– Utöver min sajt drömmer jag om ett showroom där jag kan visa och demonstrera våra produkter och där det finns möjlighet att prova våtdräkten. Och att ha ett aktiebolag skulle vara kul och kännas mer på riktigt, säger Ylva avslutningsvis.

Läs mer om Hogia Kickstart Challenge, spana in tävlingsbidragen – och tävla med din företagsdröm!

Utöver ett aktiebolag delar vi ut 1000 st Hogia Kickstartpaket med fakturering och bokföring samt peppande kickstartutbildning

Att vara frisör är att leva sin passion varje dag. Sen finns det kanske moment som inte är lika lustfyllda. Som det nödvändiga pappersarbetet och att försöka hitta tiden till det. Möt Susann och Matilda, två frisörer som hittat ett verktyg som ger dem större utrymme att brinna för sitt yrke: ett kassasystem från Hogia Small Office som gör försäljningen enkel och som ger frihet att sköta kassan hemifrån soffan.

Susann får både frihet och trygghet med Hogia Kassa

– Som frisör med egen salong vill jag kunna lägga störst fokus på arbetet med kunderna i salongen, säger Susann Fredriksson som driver Klipp Design på Ekerö. Ett användarvänligt kassasystem underlättar både mitt dagliga arbete i salongen och min bokföring. Och det är tryggt med ett godkänt kassaregister med ett system som jag vet följer alla regler! Skatteverket var faktiskt här och gjorde en kontroll och de tyckte jag hade ett fint system. Det kändes ju väldigt bra, såklart!

Susanns kunder får alltid ett tydligt kassakvitto samt kvitto för kortdragningen när de betalar med kort, helt enligt kassalagen. Susann i sin tur får en bra sammanställning för utförda tjänster och försäljning separat varje dag.
– Och i slutet av varje månad tar jag ut en månadssammanställning som jag skickar till min revisor, hur smidigt som helst.

Kassan kan enkelt delas
Susann äger salongen och hon hyr även ut stolar. Just nu till sin dotter – som har sitt eget företag.

– Vi delar kassaregister men det blir ingen sammanblandning av kassakvitton. Jag har mina artiklar och produkter och hon har sina som bokförs på våra respektive organisationsnummer. Min dotter är ny som företagare men kassan lärde hon sig direkt. En annan fördel är att det är enkelt att lägga till eller ta bort en person i systemet om någon börjar eller slutar. Praktiskt inte minst för större salonger med många hyrstolar och omsättning på personal, säger Susann.

Sin administration sköter hon oftast hemifrån. I lugn och ro, som hon uttrycker det. Hon lägger upp artiklar och uppdaterar aktuella kampanjer så att rätt pris syns på kvittot.
– Systemet är enkelt att använda och jag kan göra allt själv. När och var bestämmer jag själv – vilket ger mig större frihet i livet, säger Susann.

 Matilda har full koll på sin försäljning med Hogia Kassa

– Kassans dagsavslut ger mig både översikt och detaljkoll. Jag kan se exakt vilka behandlingar jag sålt och för hur mycket, jag kan se hur mycket jag arbetat samt hur mycket jag tjänat in sedan förra månadsavslutet. Och behöver jag gå tillbaka och titta närmare på ett tidigare dagsavslut går det bra eftersom all data sparas. En stor fördel, säger Matilda Aveholt Kjellerby som driver salongen KlippTilda i Uppsala.

Flexibiliteten är en annan viktig fördel, menar hon. Som att kassan kan delas av fler eftersom Matilda även hyr ut stolar på sin salong och den stora nyttan att tid och plats inte spelar någon roll.

– Är det lugn på jobbet kanske jag administrerar kassan där men annars är det jätteskönt att jag kan sköta sakerna hemifrån om jag vill. Även min man, som hjälper till med min ekonomiska administration, har koll på företaget: ”Så här många har du klippt idag” kan han säga när jag kommer hem.

Lätt att få hjälp när det behövs
Kassasystemet från Hogia Small Office har hon använt i drygt 1,5 år, lika länge som hon drivit salongen KlippTilda.

– Det är enkelt att använda och det var inga problem med att komma igång! Jag fick bra hjälp av supporten i början och personligen uppskattar jag när det finns en person som jag kan prata med och ställa frågor till. Nu gör jag det mesta själv, även min bokföring. Ett smidigt system underlättar definitivt mitt liv. Jag vill hellre lägga tid på det som jag tycker är roligast: att göra kunderna nöjda genom nya spännande idéer!

Matilda använder samtliga lösningar i Hogia Smart-serien med kassa, fakturering och bokföring. På det sparar hon ännu mer tid och minskar dubbelarbete genom att de tre lösningarna samarbetar.

Jobbar du som frisör och driver eget? Vad fungerar för dig? Berätta gärna!

Läs mer om den lättanvända kassan i Hogia Smart-serien

Du har anställt en ny medarbetare. En del i rekryteringsprocessen är introduktionen på arbetsplatsen. En introduktion hjälper arbetstagaren och arbetsgivaren att få en bra start och kan hjälpa den nyanställda att komma igång snabbare och enklare.

Varför är det viktigt att ha en introduktion?

En bra introduktion gör att din nya medarbetare känner sig välkommen på arbetsplatsen och kan komma igång snabbare. Det är din uppgift som arbetsgivare att berätta om de regler och skyddsanordningar som finns på arbetsplatsen och den anställda har rätt att få veta hur arbetet ska utföras och vilka rättigheter och skyldigheter som gäller på arbetsplatsen. Enligt arbetsmiljöverket ska en introduktion innehålla information om den nyanställdas arbetsuppgifter, hur verktyg och maskiner fungerar, vilka arbetsmiljöregler som gäller samt vilka risker som finns och hur man skyddar sig mot dem. Om riskerna i arbetet är allvarliga ska det dessutom finnas skriftliga instruktioner för arbetet.

Hur kan en introduktion se ut?

- Introduktionen börjar redan innan din nya medarbetare kommer till arbetsplatsen. Se till att praktiska saker som arbetsplats, telefon, nycklar och eventuella verktyg som behövs finns på plats till den nyanställdas första dag.

- Dela upp introduktionen i flera steg. Risken finns att en del information glöms bort om allt kommer på en gång.

- En introduktion är en bra möjlighet för dig som arbetsgivare att stämma av förväntningar. Det underlättar för både arbetsgivare och arbetstagare om man är öppen med vilka förväntningar som finns – på så sätt kan ni båda hjälpas åt för att uppfylla dessa.

- Om ni är flera medarbetare på arbetsplatsen så är det klokt att utse en person som är den nyanställdas fadder eller mentor, en person som den nyanställda kan vända sig till vid frågor och som tar ett extra ansvar för att personen känner sig välkommen.

- Tänk på att följa upp introduktionen! Gärna kontinuerligt medan den pågår, kanske i form av kortare avstämningar via samtal eller e-post. Det ger dig möjlighet att besvara eventuella frågor och funderingar som dyker upp och du kan säkerställa att den nyanställda har tillgång till det den behöver för att kunna utföra sitt arbete på bästa sätt.

Efter ett par månader är det viktigt att göra en större avstämning och utvärdering med din nya medarbetare om hur den upplever arbetsplatsen och sitt arbete. Motsvararen tjänsten och arbetsplatsen personens förväntningar? Var introduktionen lyckad? Vad var bra? Vad var mindre bra? Det är ett bra tillfälle för dig som arbetsgivare att stämma av dina och din nya medarbetares intryck av anställningens första tid och få feedback som du kan ta med dig till framtida introduktioner.

Rodrigo Fica har drivit sitt städbolag Stockholm Blå Städ, med bas i Sollentuna, sedan 1998. Han har idag 15 anställda och tillsammans erbjuder de företag städning, golvvård och fönsterputsning.
– Våra kunder är allt från butikskedjor, bostadsrättsföreningar och kontor till företag inom byggsektorn. Till största delen städar vi under dagtid men några jobbar kvällstid några gånger i veckan, berättar Rodrigo.

Onlinebaserat faktureringsprogram

Företaget har runt 10 fasta kunder och utöver det ett antal löpande. I snitt skickar Rodrigo 50 fakturor per månad och under högsäsong fakturerar han nästan dagligen. I över 15 år har han använt Hogias installerade faktureringsprogram – men sen drygt ett år tillbaka kör han Hogias onlinebaserade Smart Fakturering.
– I samband med att jag gjorde om mitt företag till ett aktiebolag så passade jag på att byta till Smart. Det passar mig med ett program som jag inte behöver göra back-up på. Med Smart så görs säkerhetskopiering och alla uppdateringar automatiskt, en stor lättnad för mig. Jag är inte så bra på det här med datorer och det har hänt att min dator har kraschat och att jag missat att säkerhetskopiera! Datakrasch eller att datorn ska bli stulen har varit min största skräck. Nu kan jag logga in från vilken dator som helst och all data sparas i molnet. Jag slipper installationsskivor och att hålla reda på koder. Jag är helt lugn numera, säger Rodrigo med ett leende.

Perfekt fakturering för Mac-användare

Dessutom kan han sköta pappersarbetet från sin Mac, något som också var ett önskemål.
– För mig som har Mac och iPhone som arbetsverktyg är Hogia Smart helt perfekt! Dessutom kommer jag åt min fakturering var jag än är, även under semestern. Ringer en kund och undrar något kan jag snabbt plocka fram fakturan om det skulle behövas. Dessutom öppnar det möjlighet för att fler inom företaget kan gå in och fakturera när det behövs, var de än befinner sig.

Faktureringen sporrar försäljningen
En annan konsekvens av Smart är att den sporrar hans arbete med försäljning.
– Varje gång jag loggar in presenteras ett tydligt diagram på startsidan över min försäljning. Jag ser hur mycket jag sålt jämfört med tidigare månader och det sporrar mig. Jag vill hela tiden överträffa mig själv och det fungerar faktiskt!

Enkelt och lättarbetat faktureringsprogram

– Jag tycker det är en trevlig, rentav rolig miljö att jobba i och dessutom prisvärd. Det är lätt att lägga in nya kunder och produkter. Det ger också ett bra stöd för oss som jobbar mot byggsektorn och med omvänd skatteskyldighet så är det mycket smidigt: det är bara att klicka i den lilla rutan och sen blir det rätt direkt, säger Rodrigo avslutningsvis.

Läs mer om våra verktyg för städbranschen

Stockholm Blå Städ använder:

Smart Fakturering Online

Silvio Himvall har drivit städbolag i Göteborg i 18 år. Lika länge har han använt Hogias program för fakturering och lön.
– Purger Service AB har 15 anställda som tar hand om dina dammråttor och vi jobbar ungefär fifty-fifty med företag och privatkunder, berättar Silvio. Vi gör allt från hem- och flyttstädning till städning av kontor. Utöver detta utför vi även fönsterputs, golvvård och storstädning.

Enkelt faktureringsprogram ger flyt

De flesta av hans anställda kommer inte in på kontoret på morgonen utan åker direkt till sina uppdrag.
– Jag ansvarar för offerter, planering och lägger schema men är annars ute på fält: antingen på jobb eller så kör jag ut material till mina kollegor. Min tid ska räcka till mycket!
Faktureringsprogrammet är hans viktigaste redskap. Företaget skickar i snitt 150 fakturor i månaden och är beroende att pengarna kommer in snabbt.
– Med Hogia flyter det bara på! Hanteringen med skatteverket för att få våra RUT-pengarna är en enkel rutin, vilket underlättar för oss eftersom vi gör mycket RUT-uppdrag. Vi gör även jobb med omvänd skatteskyldighet men detta stödjer programmet så det betyder inget extra krångel. Hogias support hjälpte oss första gången och nu sköter vi det själva.

Håller koll på förfallna fakturor

Självklart händer det att fakturor inte betalas i tid och att Silvio får skicka påminnelser.
– I programmet kan jag lätt hålla koll på förfallna fakturor, ett stort stöd för mig eftersom vi har en rätt stor volym. Vi använder även löneprogrammet, som jag har fått uppgradera några gånger i takt med mitt företag vuxit. Det fungerar perfekt, är lättarbetat och har de funktioner jag behöver.

Enkelt och roligt faktureringsprogram

Sin bokföring lämnar Silvio bort – men har funderingar på att ta över den och sköta den inhouse.
– Hogias bokföringsprogram samkör ju med mina övriga och det finns nog tid och pengar att spara även här. Jag har använt Hogias program i 18 år och förutom att de är enkla att jobba i så ser de trevliga ut. Och för mig är det viktigt att programmen är roliga att jobba i.

Läs mer om våra verktyg för städbranschen

 Purger Service AB använder:

Fakturering Bas
Lön

Anna-Karin Norberg startade enskild städfirma i april 2010 och erbjuder fönsterputsning och städning åt både privatkunder och företag, med många fasta uppdrag. Hon gör även flyttstädningar löpande och ett viktigt verktyg är ett faktureringsprogram med rätt funktioner som förenklar hennes liv och hennes företagande.

Många RUT-fakturor varje månad

– Min verksamhet är säsongsbetonad med toppar vår och höst. Vanligtvis sticker jag iväg runt kl 7 och är sen i farten hela dagen i trakterna kring Gävle, Valbo och Sandviken Min fakturering sköter oftast på kvällar eftersom jag är på jobb hela dagarna. I snitt skickar jag ut 40 fakturor i månaden och det är ganska mycket RUT-hantering, vilket jag hanterar enkelt utan problem. Jag valde ett faktureringsprogram från Hogia Small Office som gör det enkelt. Innan jag drev egen firma så hjälpte jag en vän med hans fakturering och blev då bekant med Hogias program, berättar Anna-Karin.

Lättanvänd fakturering med rätt funktioner

Hon tycker att faktureringsprogrammet har precis lagom för den storlek på företag som hon driver.
– Programmet är lättöverskådligt och det är enkelt att hitta funktionerna, exempelvis registervård om jag vill låsa upp och ändra i en faktura. Påminnelser behöver jag skicka ut ibland och här ger programmet bra överblick och status på mina fakturor. Det är även lätt att skapa kreditfakturor, vilket jag ibland behöver göra.

Bra support när det behövs

Att hon för fem år sen tyckte det verkade krångligt att fakturera känns idag främmande. Faktureringsprogrammet gör henne självgående men hon uppskattar att det alltid lätt att få direktkontakt när hon väl behöver hjälp.
– Förra veckan fick jag snabb support när jag akut behövde byta dator. För mig ger det stor trygghet att enkelt kunna få en expert på andra sidan luren med bra råd, inte minst när det gäller säkerhetskopiering. Det är ju viktiga filer och jätteviktigt att de inte försvinner, säger Anna-Karin.

Läs mer om våra verktyg för städbranschen

Putsakuten i Gävle använder:
Fakturering Bas

I När på södra Gotland verkar När Bygg AB, ett byggföretag med drygt 20 anställda och med en rejält varierad verksamhet. Från ny- och ombyggnader inom lantbrukssektorn och miljöanläggningar för gödselvård till husbyggen och varsam renovering av medeltida gotländska kyrkor.
– Det är variationen som gör det så roligt. Det händer saker hela tiden vilket gör att vi måste vara flexibla och anpassa våra planerade arbeten ute på fält, säger Christin Levander som sköter företagets ekonomiska administration.

Löneprogrammet fixar LÖSEN-rapportering

Det är även Christin som sköter lönerna och har övergripande ansvar för att rätt uppgifter matas in i löneprogrammet. Företagets anställda har timlön och varje timme måste redovisas på rätt projekt och tydligt specificeras.
– Hogia Bygglön är anpassat för oss på byggsidan, med rätt kontoplaner och allt. Dessutom stödjer programmet rapportering av LÖSEN till Byggnads. Vid varje lönetillfälle måste jag rapportera in arbetade timmar och utbetald lön men detta sammanställer programmet för mig på en fil som jag bara skickar iväg, mycket smidigt.

Byggmoms en enkelt sak med faktureringsprogrammet

När Bygg AB skickar en hel del fakturor, både till kunder och som underleverantör då byggmoms måste hanteras. Detta ställer Christin in i programmet under leverantörsfunktioner och uppgifterna följer med in i bokföringen.
– Periodvis har vi mycket ROT-jobb och det hanterar jag på ett smidigt sätt med mina program. Vi har haft tur och har inte så mycket påminnelsehantering men funktionen finns om problemet dyker upp.

Automatiska uppdateringar är guld värt

Support är en viktig sak när det kör ihop sig ibland.
– Personerna i supporten är jättebra, det är lätt att få kontakt och få förståelse för mitt problem. Annars använder jag gärna Kundtorget där jag själv kan söka på ämnen och få svar på mina frågor.
En viktig hjälp för Christin är Hogias automatiska uppdateringar av programmen, inte minst vid årsskiftet.
– Våra anställda har exempelvis förmånsbilar som ska belastas som bilförmån med skatt på lönen. Varje år kommer en ny skattetabell men detta är inget jag behöver leta rätt på, det sköter löneprogrammet för mig. Det är tryggt att veta att Hogia har koll på allt som händer och att de påminner mig! Det är ju viktigt att allt blir rätt skattemässigt utan onödig oro eller böter, säger Christin avslutningsvis.

Läs mer om våra verktyg för byggbranschen

När Bygg AB använder:

Compact Edition
Bygglön

Dennis Wallentin är snickare och jobbar främst med ombyggnader och tillbyggnader. Han gör mycket renoveringsarbete och en hel del kök har det förstås blivit. Under flera år jobbade han som anställd snickare men sedan 2006 driver han aktiebolaget Wallentin Bygg & Konsult AB ihop med pappa Hans Wallentin, som har konsultuppdrag på deltid inom teko-branschen. Det är ett klassiskt familjeägt småföretag med mycket att göra och där de sköter fakturering och bokföring själva.

Adminstrationen måste vara enkel

– För mig är det en fördel att driva eget! Jag har större möjlighet att styra själv och planera min tid, både arbetstid och privatliv. Eftersom jag har tre små barn hemma behöver jag kunna vara flexibel och administrationen får inte bli betungande, förklarar Dennis.
Hur ser en vanlig dag ut?
– Jag går upp på morgonen och jobbar i ur och skur. De flesta jobb gör jag i Kungsbacka, Fjärås och i Göteborgstrakten. Jag försöker planera väl och ha flera jobb på gång för att kunna anpassa mig efter väder och vind. Det är svårt att byta pannor när det vräker ner regn – men förra året byggde jag uterum i 11 minusgrader och det gick bra, säger Dennis.

Allt fler jobb är uppdrag med rot-avdrag

Bygguppdragen handlar i allt större omfattning om uppdrag med rot-avdrag och en faktureringslösning som gör det så enkelt som möjligt är absolut nödvändigt. Det är pappa Hans som sköter all firmans fakturering:
– Jag skickar väl i snitt ut åtta fakturor i månaden. Fakturering Bas från Hogia Small Office är väldigt lätt att använda. Betydligt smidigare än konkurrenternas lösningar där man får skriva in fler uppgifter manuellt, vilket tar längre tid. I Hogias program kryssar jag bara i husarbete och hur avdraget ska fördelas. För kunden syns det tydligt på fakturan hur stor arbetskostnaden och avdraget är och min ansökan till skatteverket förbereds automatiskt. För oss är det nödvändigt att fakturering och kommunikationen med skatteverket är effektiv. Det är ju ganska mycket pengar som företaget får ligga ute med och som vi önskar få in så fort som möjligt, förklarar Hans.

Program som stödjer byggmoms

Dennis samarbetar med goda vänner som också är i byggbranschen. De köper tjänster av varandra och omfattas därmed av omvänd skatteskyldighet, så kallad byggmoms.
– Beroende på vem som äger jobbet så fakturerar vännernas firmor oss utan moms eller vice versa. Det är ett ganska avancerat grupparbete som måste fungera – om vi exempelvis gjort ett kök så är det vi som fakturerar kunden men också vi som får ett antal fakturor med omvänd moms från elektriker, målare och rörläggare. Men det är inga problem med Hogias program som håller reda på allt: Uppgifterna sparas automatiskt när vi fakturerar och följer med i momsrapporten plus att alla positioner följer med in i bokföringen, under speciella rader med vad som är köpt med omvänd moms. Det funkar jättebra och programmen är på precis rätt nivå för oss och för våra behov som ett litet företag, säger Hans.

Faktureringsprogrammet samarbetar med bokföringen

Inför bokslut en gång om året gör Hans i ordning underlaget till revisionsfirman.
– Programmen samarbetar så i princip lyfts alla uppgifter från fakturerings- och leverantörsprogrammet till bokföringsprogrammet. Och där sparar jag enkelt ner en fil som vi mejlar till revisorn. Hur smidigt som helst! Och har vi frågor så har Hogia Small Office en bra support och en lättillgänglig chatt för snabba svar. Bra service är också jätteviktigt, säger Hans avslutningsvis.

 Läs mer om våra verktyg för Byggbranschen

Wallentin Bygg & Konsult AB använder:
Fakturering Bas
Bokföring Bas
Leverantör

Driver du en enskild firma har du rätt att göra avdrag för vissa verksamhetskostnader. De utgifter du har för att kunna jobba är generellt sett avdragsgilla, till exempel mobilabonnemang, inköp av dator eller massage i förebyggande syfte.

Vissa är schablonavdrag och kan vara bra att känna till om du jobbar som enskild näringsidkare. Har du till exempel din arbetsplats i hemmet har du i vissa fall rätt att dra av en viss summa som täcker el, värme och vatten. Här kommer tips på avdrag som sänker skatten för din enskild firma:

1. Avdrag för uppstarten av firman
Att starta ett nytt företag kostar ofta en hel del, med investering i till exempel kontorsmaterial och datorer som behövs för din verksamhet. Driver du enskild firma har du rätt att dra av vissa uppstartskostnader som du haft året innan och samma år som du startade din enskilda firma. Du kan dra av den typ av kostnader som hade varit avdragsgilla i fall du hade haft utgifterna efter företagets start. För att kunna dra av momsen för de kostnader som du haft innan du gjort din första momspliktiga försäljning måste du kunna bevisa att företaget var i ett uppbyggnadsskede.

2. Kontorsmaterial
Allt som pennor, papper, skrivare och liknande kan du föra upp som kostnader i företaget. Alla inventarier som kostar mindre än 21 200 kronor beräknas ha ”mindre värde” och kan dras av samma år som de köps in.

3. Datorn
Tidigare har man varit tvungen att dra av datorn under flera år men nuförtiden beräknas dessa ha en livslängd under 3 år vilket gör att man kan dra av dem samma år som de köps in (”omedelbart avdrag”).

4. Pensionssparande
Som enskild företagare kan man göra avdrag för sitt personliga pensionssparande – man kan dra av 35 procent av överskottet i firman för ett år.

5. Tidningar och böcker
Du kan dra av kostnaderna för inköp av tidningar och böcker som är relaterade till ditt verksamhetsområde. Det kan dock bli svårt att dra av Jamie Olivers senaste kokbok… (om du inte driver cateringverksamhet förstås!)

6. Utbildning
Du kan göra avdrag för fortbildningar, däremot kan du inte göra avdrag för grundutbildning (t.ex kostnader för CSN-lån vid längre utbildningar).

7. Mäss- och skyddskläder
Man kan göra avdrag för de kläder som tydligt går att koppla till ditt företag.

8. Representation/firmafest
Representation innebär kostnader för mat och lokaler vid möten och interna personalfester. Yttre representation kallas det om du till exempel har möte med middag med ett externt företag och inre representation kallas det om du bjuder på fest med anställda (vilket aldrig är fallet i en enskild firma). Dock gäller schablonavdrag för mat.

9. Friskvård
Har du enskild firma kan du inte göra avdrag för friskvård för dig personligen då det är en förmån för anställda. Du kan däremot göra avdrag för olika typer av behandlingar för dig personligen om det är i förebyggande- eller rehabiliteringssyfte.

10. Gåvor
Du får göra avdrag för reklamgåvor av mindre värde och representationsgåvor som till exempel blommor till ett kundföretag som firar jubileum.

Vissa saker är aldrig avdragsgilla, till exempel mutor, böter, skattetillägg och förseningsavgifter. För att se vad du har rätt att göra avdrag på, kan du läsa mer i Skatteverkets avdragslexikon.

Ladda ner och spara vår praktiska guide med belopp och procentsatser för inkomstår 2015. Här hittar du bland annat information om arbetsgivaravgifter, prisbelopp, representation, skattefria gåvor till anställda, drivmedelsförmån och traktamenten.

Ladda ner Hogia Small Office guide Belopp och procentsatser 2015

Senast den 31 januari 2015 ska kontrolluppgifter för inkomståret 2014 lämnas in till Skatteverket. Kontrolluppgifterna är en sammanställning av hur mycket lön och förmåner du har betalat ut till dina anställda samt hur mycket skatt som har dragits. Det är viktigt att du lämnar in dem i tid så att uppgifterna hinner förtryckas på inkomstdeklarationerna.

Kontrolluppgifter och övriga årsskiftesrutiner upplevs av många småföretagare som krångliga. Osäkerheten kring hur man gör är stor och många väntar in i det sista. Men ett bra löneprogram kan underlätta detta väsentligt. Med Hogia Small Office Lön fixar du kontrolluppgifterna på ett par klick.

Programmet räknar automatiskt ut semesterersättning, arbetsgivaravgifter och skatter. Du kan enkelt fördela lönen på resultatenheter och projekt, beräkna inrikes traktamente och registrera avvikelser som sjukdom och övertid. Programmet hjälper dig också att hålla reda på semesterdagar, överblicka semesterskuld och betala ut semesterlön. När året är slut tar du enkelt fram de årliga kontrolluppgifterna för dina anställda. Du får en tydlig sammanställning och en färdig fil att skicka till Skatteverket. Och skulle du fastna på vägen, så finns vår fantastiska support på plats – redo att svara på alla dina frågor.

Läs mer om Hogia Small Office Lön
ERBJUDANDE: Just nu får du 2 månader på köpet vid tecknande av ett års abonnemang! (t.o.m 150131)

I slutet av januari lämnade regeringen en proposition till riksdagen avseende förändringar i socialavgifterna för unga.

Förslaget innebär att socialavgifterna sänks ytterligare för personer under 23 år (endast 10,21 procent ålderspensionsavgift ska betalas). Personer som fyllt 25 år får inte längre minskade socialavgifter, medan de mellan 23 och 25 år får samma nedsättning som i dag.

Förändringarna föreslås träda i kraft den 1 maj 2015.

Källa: regeringen.se

Alla företagare måste bokföra, oavsett företagsform eller verksamhetens omfattning. Men det kan göras på olika sätt. En del lejer bort sin bokföring till en redovisningskonsult medan andra föredrar att göra jobbet själv, både för att ha en ordentlig koll på sin ekonomi men också för att hålla nere kostnaderna.

Den som väljer att bokföra på egen hand kan göra det manuellt i en handskriven kassabok eller ta hjälp av ett bokföringsprogram. Det förstnämnda fungerar ofta i början, men i takt med att företaget växer och antalet verifikationer ökar, blir det snabbt en mycket omständlig och tidskrävande uppgift.

För att vinna tid och även minska risken för felinmatningar är det praktiskt att använda ett bokföringsprogram. Där registrerar man sina affärshändelser och utifrån dessa genererar programmet färdiga rapporter. Till exempel resultat-, balans- och momsrapport. Programmen uppdateras också efter gällande lagar och regler. Att bokföra i kalkylprogram som Excel är inte tillåtet, eftersom ändringar som du gör i din bokföring måste kunna spåras.

Allt fler av dagens bokföringsprogram är webbaserade. Då har man tillgång till programmet online, från vilken dator eller surfplatta som helst. Man är inte heller bunden till kontoret och kan sköta företagets administration från valfri plats med internetanslutning. Uppdateringar och backup sker automatiskt – perfekt för dig som vill kunna fokusera på din verksamhet istället för det tekniska. Ett bokföringsprogram i molnet ger också en trygghet ifall man skulle råka ut för en datorkrasch. Din bokföring finns kvar i tryggt förvar på leverantörens servrar och det är bara att logga in på molntjänsten från en annan dator eller surfplatta och arbeta vidare.

Med Bokföring Online från Hogia Small Office kan alla bokföra, även utan att kunna något om debet och kredit. Du registrerar dina affärshändelser och programmet sköter resten.

Testa gärna Bokföring Online kostnadsfritt i 15 dagar eller ring oss på 0303-688 00 så berättar vi mer.

 
Bokföring Online kompletteras med fördel med Fakturering Online. Har du båda programmen, så bokförs faktura- och betalverifikat automatiskt i ditt bokföringsprogram.

Funderar du på att starta egen verksamhet? Starta företag-broschyren samlar information från elva olika myndigheter och ger dig en överblick av vad du behöver veta och göra för att kunna starta och driva företag i Sverige.

Den nya utgåvan är bland annat uppdaterad med nya regler kring moms och med ny information från Jordbruksverket och Lantmäteriet.

Starta företag-broschyren finns både på svenska och engelska samt i en lättläst variant. Det går också att lyssna på den svenska och engelska utgåvan som ljudbok på verksamt.se

Källa: bolagsverket.se

Enligt lag behöver alla företagare bokföra sina affärshändelser och vi har tidigare skrivit om fördelarna med att använda ett bokföringsprogram. Förutom en bra överblick av företagets ekonomi, sparar man tid och minimerar risken för felinmatningar. Ett bokföringsprogram genererar också viktiga rapporter som resultat-, balans- och momsrapport.

När du har bestämt dig för att skaffa ett bokföringsprogam, behöver du även ta ställning till om du vill arbeta med ett traditionellt program som du installerar på din dator, eller om du hellre vill använda en molntjänst som t ex Bokföring Online.

Molnbaserade bokföringsprogram är ofta relativt nyutvecklade med stor fokus på användarvänlighet, säkerhet och enkla rutiner. Med Bokföring Online kan alla bokföra, utan att egentligen kunna något om debet och kredit. Du registrerar dina affärshändelser och programmet sköter resten.

Fem fördelar med bokföring i molnet:

• Bokför var och när du vill (du behöver tillgång till internet)
• Plattformsoberoende – fungerar på både PC, Mac och surfplatta
• Ingen installation – perfekt för dig som inte vill lägga tid på det tekniska
• Programuppdateringar och backup sker automatiskt – vid eventuell datorkrasch finns din bokföring i tryggt förvar i molnet
• Prisvärt alternativ – med en prenumerationstjänst betalar du endast för önskad period

 
Testa gärna Smart Bokföring kostnadsfritt i 15 dagar eller ring oss på 0303-688 00 så berättar vi mer.

Lämnar du bort bokföringen? Gör den själv istället, det är lättare än vad du tror och ger dig full kontroll över din verksamhet.

Den 13:e april bjuder vi in till en kostnadsfri kurs i bokföring. Under tre timmar varvar vi teori med praktiska övningar där vi går igenom bokföringens grunder och lagar, för att sedan logga in i Hogia Smart Bokföring och arbeta praktiskt med ditt företags egna händelser.

Ta tillfället i akt och anmäl dig redan idag!

ANMÄL DIG HÄR

Datum: 2015-04-13
Tid: 09.00-12.00
Plats: Hogia Stenungsund
Pris: 0 kr

“Verkligen givande, jag har lärt mig jättemycket”

“Vilken kanonstart på veckan, molnen har skingrats”

“Toppenbra kurs, lagom tempo”

Det är bara några av alla härliga kommentarer från vår bokföringskurs i veckan. Vill du också lära dig att bokföra? Det är lättare än du tror och vi hjälper dig igång.

Den 11:e maj kör vi igen! Under tre timmar varvar vi teori med praktiska övningar där vi går igenom bokföringens grunder och lagar, för att sedan logga in i Hogia Smart Bokföring och arbeta praktiskt med ditt företags egna händelser.

VÄLKOMMEN MED DIN ANMÄLAN HÄR

Datum: 2015-05-11
Tid: 09:00-12:00
Plats: Hogia Stenungsund
Pris: 0 kr

Rot- och ruttjänsterna är populära och ökar stadigt från år till år. En del fusk förekommer dock och därför skärps reglerna i år. Sedan 1 april 2015 ska den som utför rot- och ruttjänster lämna in ansökan elektroniskt via Skatteverkets e-tjänst. Dessutom ska den nu innehålla fler uppgifter än tidigare.

Bland annat ska det tydligt framgå vilken typ av arbete som utförts samt antal arbetade timmar. Materialkostnader och övriga ersättningar som t ex resekostnader ska också särskiljas. Ändringarna ska enligt Skatteverket göra systemet säkrare och mota bort fusk.

Hogias programvaror följer som alltid aktuella lagar och är naturligtvis uppdaterade enligt de nya reglerna. Vi har många kunder verksamma inom branscher där rot- och ruttjänster är vanligt förekommande, som t ex bygg och städ och det blir fortsatt lika enkelt att skapa rot- och rutfakturor i våra program.

När din kund betalat sin del av fakturan, skapar du enkelt en xml-fi i programmet med de angivna uppgifterna och laddar upp den via Skatteverkets e-tjänst. Alternativt kan du ta fram underlaget till avdraget via en rapport och mata in uppgifterna manuellt. Vilken metod du än väljer kan du känna dig trygg med att du följer de aktuella reglerna.

Här kan du se en film som visar hur du skapar du en faktura med rot- och rutavdrag i Fakturering Online.

 
Vill du veta mer Fakturering Online eller andra programvaror som förenklar din företagsadministration?
Ring 0303-688 00 så berättar vi mer.

Som småföretagare inom e-handel behöver du effektiv hantering av din administration och enkla, flexibla program för att sköta till exempel bokföring och fakturering. Nu kan du koppla din webbshop till Smart! Du får du ett webbaserat ekonomisystem som förenklar din vardag för gott.

Genom Sharespines integration till Smart kan du hantera kundinformation, order, priser och produkter från ett enda system. Sharespine överför informationen mellan webbutik och Smart vilket gör att du slipper dubbelinmatning då allt underlag synkroniseras. Detta sparar dig enormt med tid och risken för felinmatning elimineras helt. Genom Smart butikskassa kan du även sköta dina fysiska butiker och din e-handel i samma, användarvänliga system- enkelt och effektivt!

Lanseringserbjudande – gratis startkostnad!

Vi vill fira lanseringen och därför bjuder Sharespine på installationskostnaden oavsett vilket paket du väljer. Detta gäller för alla Sharespines paket men vi vill speciellt lyfta fram det mest prisvärda: för 195kr/månaden synkroniseras automatiskt kunder, order och artiklar från din webbshop rakt in i Hogia Smart. Detta paket är en bra start för den mindre e-handlaren och innehåller allt som behövs för att automatisera dina butiksflöden. Hogia bjuder även på API-kopplingen (normalpris 89 kr per månad)! Läs mer om Hogia Smarts koppling via Sharespine här

The post Koppla din webbutik till Hogia Smart ekonomisystem via Sharespine appeared first on Hogia Small Office.